Requesting time off

The situation

You: You want a week off next month for a family visit. You haven't taken vacation yet this year.

Them: Your direct manager.

Goal: Make the ask cleanly, confirm coverage, get the OK.

The conversation (French & English)

Excusez-moi, est-ce que je peux vous parler une minute ?
Excuse me, can I talk to you for a minute?

Bien sûr, asseyez-vous.
Of course, have a seat.

Merci. Je voudrais prendre des vacances la semaine du quinze au vingt-deux.
Thank you. I'd like to take vacation the week of the fifteenth to the twenty-second.

D'accord, pour quelle raison ?
OK, for what reason?

Ma famille vient me visiter au Canada pour la première fois.
My family is coming to visit me in Canada for the first time.

Très bien. Est-ce que vous avez parlé à votre équipe pour la couverture ?
Very well. Have you talked to your team about coverage?

Oui, Marie peut s'occuper de mes dossiers cette semaine-là.
Yes, Marie can handle my files that week.

Parfait. C'est approuvé. Mettez-moi en copie sur l'email à RH.
Perfect. It's approved. Cc me on the email to HR.

Bien sûr, merci beaucoup.
Of course, thank you very much.

Key vocabulary

prendre des vacances	to take vacation
la semaine du...	the week of...
pour quelle raison	for what reason
venir me visiter	come visit me
la couverture	coverage (for absence)
s'occuper de	to take care of
un dossier	a file / case
approuvé / approuvée	approved
en copie	cc'd / on copy
RH (ressources humaines)	HR (human resources)

Grammar in this conversation — Polite workplace asks: "je voudrais" + softening

For workplace requests, stack the politeness: excusez-moi + est-ce que je peux (preview the ask) + je voudrais (the actual request). Three layers of softening — what feels excessive in English is normal in French.

• Excusez-moi, est-ce que je peux vous parler une minute ?
• Je voudrais prendre des vacances la semaine du quinze.
• Est-ce que ce serait possible de partir plus tôt vendredi ?

Phrases to practise aloud

Excusez-moi, est-ce que je peux vous parler une minute ? — Excuse me, can I talk to you for a minute?

Je voudrais prendre des vacances la semaine du quinze. — I'd like to take vacation the week of the fifteenth.

Ma famille vient me visiter pour la première fois. — My family is coming to visit me for the first time.

Marie peut s'occuper de mes dossiers cette semaine-là. — Marie can handle my files that week.

Merci beaucoup. — Thank you very much.

Check your understanding

1. What is being requested?
Answer: A week of vacation

2. What's the reason given?
Answer: Family visit

3. Who will cover the work?
Answer: Marie

4. What does the manager ask for in the HR email?
Answer: Cc the manager

Your speaking challenge

Ask your manager for time off. Set up the conversation, state the dates, give a reason, confirm coverage.

Excusez-moi, est-ce que je peux vous parler une minute ? Je voudrais prendre des vacances la semaine du [date]. C'est pour [reason]. [Colleague] peut s'occuper de mes dossiers. Est-ce que c'est OK ?
Excuse me, can I talk to you for a minute? I'd like to take vacation the week of [date]. It's for [reason]. [Colleague] can handle my files. Is that OK?